Kalff is een fondsen- en leden wervend bureau voor charitatieve instellingen. Welke persoonlijke data wordt er verzameld en waarom?
U kunt zich op deze website op verschillende plekken inschrijven omdat u geïnteresseerd bent in een vacature. Als u contact met ons opneemt via de website dan wordt de door u opgegeven voor- en achternaam, telefoonnummer en natuurlijk ook het e-mailadres opgeslagen in een adresbestand. Na uw sollicitatie worden in geval van een positief besluit uw gegevens overgenomen in onze personeelsadministratie. Mocht het besluit naar aanleiding van uw sollicitatie negatief uitvallen dan worden uw gegevens uiterlijk binnen drie maanden na afwijzing definitief worden verwijderd uit onze systemen.
Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen, dat doen we dus ook niet. De hoofdregel is dat de gegevens die we opnemen echt nodig zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:
Sommige persoonsgegevens leggen we beslist niet vast. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier. Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen. De verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken nemen we wel op in het personeelsdossier.
Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je mag verwachten dat we daar op gepaste wijze mee omgaan. We zorgen ervoor dat de dossiers in ons bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Alleen medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken hebben toegang en in veel gevallen ook beperkte toegang.
Iedere werknemer heeft op grond van de AVG recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Bij aanvraag krijg je binnen vier weken de gevraagde informatie. Een werknemer mag vragen om relevante gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.
Papieren personeelsdossiers hebben we inmiddels niet meer. Alles wordt digitaal gemaakt en beveiligd opgeslagen. De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. De dossiers zijn niet voor alle personeelsleden toegankelijk via het bedrijfsnetwerk. De bestanden zijn in een beveiligde omgeving op een aparte schijf opgeslagen.
Het bedrijf draagt ook zorg voor goede firewalls en neemt alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook als medewerker dat je je houdt aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.
Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker verwijderen de gegevens zodra ze niet meer noodzakelijk zijn voor het bedrijf. Langer bewaren van de persoonsgegevens mag niet. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer. Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:
Wij delen geen gegevens met derden.
U kunt vragen om persoonlijke data die we van u hebben te verwijderen. Dit kan niet voor data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden. Uw verzoek kunt u sturen naar privacy@kalff.nu
Onze contactinformatie vindt u op de contactpagina of voor vragen u kunt mailen met privacy@kalff.nu