Privacyverklaring

Kalff is een bureau voor fondsen- en ledenwerving voor charitatieve instellingen en verzorgt daarnaast marktonderzoek en klantcontact. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken en waarom.

Contact via de website

Als u het contactformulier gebruikt, verwerken we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien ingevuld), onderwerp en bericht om uw verzoek af te handelen en contact met u op te nemen.

Sollicitanten

Wanneer u solliciteert, verwerken we de contactgegevens, motivatie, het cv en andere informatie die u zelf verstrekt om uw geschiktheid te beoordelen en met u te communiceren. Bij indiensttreding worden de noodzakelijke gegevens opgenomen in de personeelsadministratie. Na een afwijzing verwijdert Kalff de sollicitatiegegevens uiterlijk binnen zes maanden, tenzij een andere termijn met u is afgesproken of een wettelijke verplichting langer bewaren vereist.

Personeelsadministratie

Voor werknemers verwerkt Kalff alleen gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst, personeelsbeleid en wettelijke verplichtingen. Dit kan onder meer gaan om het BSN, een kopie van het identiteitsbewijs, functie- en ontwikkelingsgegevens, salarisverwerking, verlof, verzuimfrequentie en verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Medische details en andere bijzondere persoonsgegevens worden niet in het gewone personeelsdossier opgenomen, behalve wanneer verwerking wettelijk is toegestaan of verplicht.

Doelen en grondslagen

• Om uw vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen.

• Om sollicitaties te beoordelen en het sollicitatieproces uit te voeren.

• Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren en te voldoen aan fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen.

• Om de website en onze systemen te beveiligen, storingen op te lossen en misbruik te voorkomen.

• Voor analyse of marketing alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Beveiliging en beperkte toegang

Personeelsdossiers worden digitaal en afgeschermd opgeslagen. Alleen medewerkers die de informatie voor hun functie nodig hebben, zoals bevoegde leidinggevenden en Personeelszaken, krijgen passende toegang. Kalff neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik.

Delen met anderen

Kalff verkoopt uw persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld met bevoegde medewerkers, dienstverleners die nodig zijn voor bijvoorbeeld hosting, e-mail, salarisverwerking of sollicitatieafhandeling, en partijen aan wie Kalff wettelijk gegevens moet verstrekken. Met verwerkers worden waar nodig afspraken over beveiliging en verwerking gemaakt.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Afgewezen sollicitaties worden uiterlijk binnen zes maanden verwijderd. Voor de loonadministratie geldt in beginsel een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Kopieën van identiteitsbewijzen en gegevens voor de loonheffingen worden ten minste vijf kalenderjaren na het einde van het dienstverband bewaard. Andere personeelsgegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.

Uw rechten

U kunt onder meer vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken en een gegeven toestemming intrekken. Sommige gegevens mogen niet worden verwijderd zolang Kalff ze wettelijk moet bewaren. Stuur uw verzoek naar privacy@kalff.nu. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Kalff B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34221101. Bezoekadres: Randstad 21 57, 1314 BH Almere. Privacyvragen kunt u sturen naar privacy@kalff.nu.